Dokumente aus deiner Beschäftigung in Deutschland können notwendig sein, um dein Gehalt zu überprüfen, den Zeitraum deiner Beschäftigung nachzuweisen, eine mögliche Steuererstattung zu beantragen oder Unterlagen für bestimmte Leistungen vorzubereiten.
Nach dem Ende deines Arbeitsvertrags solltest du die Dokumente, die du von deinem Arbeitgeber erhalten hast, nicht wegwerfen. Der Arbeitsvertrag, die Lohnabrechnungen, Steuerunterlagen sowie Nachweise über Unterkunft oder Transport können hilfreich sein, wenn später Fragen entstehen oder du prüfen möchtest, ob du einen Teil der gezahlten Steuern zurückerhalten kannst.
Lucicosm empfiehlt, alle Unterlagen des Arbeitgebers aufzubewahren, da sie bei der Prüfung eines Antrags auf Steuererstattung benötigt werden können.
Liste der Dokumente, die du aufbewahren solltest
Nach dem Ende deiner Beschäftigung in Deutschland solltest du alle Unterlagen zu deinem Arbeitsvertrag und deinem Einkommen in einem Ordner sammeln.
Es wird empfohlen, folgende Dokumente aufzubewahren:
• Arbeitsvertrag
• Nachträge zum Arbeitsvertrag
• Lohnabrechnungen
• jährliche Lohnsteuerbescheinigung
• Unterlagen über einbehaltene Steuern und Sozialabgaben
• Nachweise über Gehaltszahlungen
• Dokumente über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Identifikations- und Kontaktdaten des Arbeitgebers
• Unterlagen zur Unterkunft
• Fahrkarten und Buchungsbestätigungen
• wichtige Korrespondenz mit dem Arbeitgeber oder der Vermittlungsagentur
• Kopien der persönlichen Dokumente, die bei der Einstellung verwendet wurden
Nicht jedes Dokument wird in jeder Situation benötigt. Die vollständige Aufbewahrung erleichtert jedoch den Nachweis des Beschäftigungszeitraums und des erzielten Einkommens.
Arbeitsvertrag
Der Arbeitsvertrag ist eines der wichtigsten Dokumente, die du nach deiner Arbeit in Deutschland aufbewahren solltest. Er zeigt, wer dein Arbeitgeber war, in welchem Zeitraum du gearbeitet hast und welche Bedingungen zu Beginn des Arbeitsverhältnisses vereinbart wurden.
Der Vertrag kann Informationen zu folgenden Punkten enthalten:
• Art der ausgeübten Tätigkeit
• Beginn des Arbeitsverhältnisses
• Dauer des Vertrags
• vereinbartes Gehalt
• Arbeitszeiten
• Probezeit, falls vorhanden
• Kündigungsbedingungen
• mögliche Leistungen oder Kosten
Bewahre sowohl den ursprünglichen Arbeitsvertrag als auch alle später erhaltenen Nachträge auf.
Wenn du erneut in Deutschland arbeiten möchtest, kannst du die verfügbaren Stellenangebote in Deutschland prüfen und dich über aktuelle Tätigkeiten und Einstellungszeiträume informieren.
Lohnabrechnungen
Eine Lohnabrechnung kann in Deutschland auch als Gehaltsabrechnung bezeichnet werden. Sie zeigt, wie dein Gehalt für einen bestimmten Abrechnungszeitraum berechnet wurde.
Eine Lohnabrechnung kann folgende Angaben enthalten:
• Bruttogehalt
• Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden
• Zuschläge oder zusätzliche Zahlungen
• einbehaltene Steuern
• Sozialversicherungsbeiträge
• weitere Abzüge
• Nettogehalt
• an den Arbeitnehmer ausgezahlter Betrag
Prüfe, ob dein Name, der Abrechnungszeitraum, die Anzahl der Arbeitsstunden und der ausgezahlte Betrag korrekt sind. Falls du eine Abweichung feststellst, ist es einfacher, eine Klärung zu verlangen, solange du die Dokumente und die Kontaktdaten des Arbeitgebers noch zur Verfügung hast.
Jährliche Lohnsteuerbescheinigung aus Deutschland
Ein besonders wichtiges Dokument ist die Lohnsteuerbescheinigung. Sie enthält die jährlichen Angaben zum Arbeitslohn und zu den einbehaltenen Steuern.
Sie kann unter anderem folgende Informationen enthalten:
• im betreffenden Jahr erzieltes Einkommen
• einbehaltene Lohnsteuer
• bestimmte Sozialversicherungsbeiträge
• Angaben zum Arbeitgeber
• Zeitraum, für den das Einkommen gemeldet wurde
Die Lohnsteuerbescheinigung wird für die Erstellung der Steuererklärung und für die Prüfung der in Deutschland gezahlten Steuern verwendet.
Verwechsle die jährliche Lohnsteuerbescheinigung nicht mit der monatlichen Lohnabrechnung. Die Lohnabrechnung zeigt die Berechnung für einen bestimmten Zahlungszeitraum, während die Lohnsteuerbescheinigung die Werte für das gesamte Jahr zusammenfasst.
Nachweis über die Gehaltszahlung
Es wird außerdem empfohlen, Kontoauszüge oder andere Nachweise aufzubewahren, aus denen die vom Arbeitgeber erhaltenen Zahlungen hervorgehen.
Diese Dokumente können dir helfen, Folgendes zu überprüfen:
• Datum der Gehaltszahlung
• überwiesener Betrag
• Name des Zahlenden
• mögliche Unterschiede zwischen Lohnabrechnung und tatsächlich erhaltenem Betrag
Veröffentliche keine Kontoauszüge und sende sie nicht an unbekannte Personen. Sie können persönliche und finanzielle Informationen enthalten, die geschützt werden müssen.
Dokumente über das Ende des Arbeitsverhältnisses
Am Ende des Arbeitsverhältnisses kannst du Dokumente erhalten, die das Ende des Vertrags oder den genauen Zeitraum deiner Beschäftigung bestätigen.
Bewahre jedes Dokument auf, das folgende Angaben enthält:
• erster und letzter Arbeitstag
• Grund für die Beendigung des Vertrags
• Anzahl der gearbeiteten Tage
• Stand des nicht genommenen Urlaubs
• noch offene Zahlungen
• Angaben zum Arbeitgeber
Diese Informationen können hilfreich sein, wenn du deinen Beschäftigungszeitraum nachweisen oder einen neuen Antrag vorbereiten musst.
Unterlagen zur Unterkunft
Wenn die Unterkunft für dich organisiert wurde, solltest du alle Dokumente aufbewahren, die die Kosten und den Zeitraum deines Aufenthalts belegen.
Dazu können gehören:
• Unterkunftsvertrag oder Bestätigung
• Quittungen
• Rechnungen
• Nachweise über Beträge, die vom Gehalt abgezogen wurden
• Nachrichten mit Informationen zu den Unterkunftsbedingungen
• vollständige Adresse
Diese Dokumente helfen dir, deine Ausgaben und mögliche Abzüge vom Gehalt zu überprüfen.
Weitere Informationen zu den Unterkunftskosten in den Angeboten von Lucicosm findest du im Leitfaden über die Unterkunft für Arbeitnehmer in Deutschland.
Transportdokumente
Bewahre die Fahrkarte, Buchungsbestätigung, Rechnung oder Nachricht auf, mit der der Transport nach Deutschland und zurück nach Rumänien bestätigt wurde.
Transportdokumente können dir helfen:
• das Abfahrts- und Rückreisedatum zu bestätigen
• den Zeitraum deines Auslandsaufenthalts nachzuweisen
• die Route und das Transportunternehmen zu identifizieren
• deine Ausgaben zu dokumentieren
Lucicosm bietet außerdem Personentransporte zwischen Rumänien und Deutschland für Personen an, die zur Arbeit, zu Besuch oder aus persönlichen Gründen reisen.
Dokumente für eine Steuererstattung
Für die Prüfung, ob du Anspruch auf eine Steuererstattung hast, sind Unterlagen wichtig, die dein Einkommen und die gezahlten Steuern nachweisen.
Abhängig von deiner persönlichen Situation können folgende Dokumente verlangt werden:
• Arbeitsvertrag
• Lohnabrechnungen
• jährliche Lohnsteuerbescheinigung
• Kopien der Ausweisdokumente
• Nachweise über die Beschäftigungszeiträume
• Steuerunterlagen der Behörden
• weitere Dokumente, die nach der Prüfung des Antrags angefordert werden
Die genaue Liste kann je nach Arbeitsjahr und persönlicher Situation unterschiedlich sein.
Du kannst die erforderlichen Unterlagen für eine Steuererstattung aus Deutschland prüfen oder eine Bewertung über den Service zur Steuererstattung aus Deutschland anfordern.
Dokumente, die für Kindergeld benötigt werden können
Personen mit Kindern können je nach Familiensituation und anwendbarem Verfahren zusätzliche Unterlagen benötigen.
Zu den möglicherweise erforderlichen Dokumenten gehören:
• Kopie des Personalausweises oder Reisepasses
• Heiratsurkunde, falls zutreffend
• Scheidungsurkunde oder Sterbeurkunde, abhängig von der Situation
• Geburtsurkunde oder Ausweisdokument des Kindes
• Arbeitsvertrag
• Lohnabrechnungen
• jährliche Lohnsteuerbescheinigung
• vom Arbeitgeber ausgestellte Dokumente
Die Liste ist nicht für jeden Antrag identisch. Je nach Familiensituation und Beschäftigungszeitraum können zusätzliche Unterlagen verlangt werden.
Weitere Informationen findest du auf der Seite zu Steuern, Einkommensteuer und Kindergeld.
Wie solltest du deine Dokumente organisieren?
Am einfachsten ist es, für jedes Jahr und jeden Arbeitgeber einen separaten Ordner anzulegen.
Du kannst die Unterlagen in folgende Kategorien einteilen:
Vertrag
Bewahre den Arbeitsvertrag, alle Nachträge und die Dokumente über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf.
Gehalt
Lege die Lohnabrechnungen und die Nachweise über die erhaltenen Zahlungen ab.
Steuern
Bewahre die jährliche Lohnsteuerbescheinigung und alle Unterlagen der Finanzbehörden auf.
Unterkunft und Transport
Füge Bestätigungen, Rechnungen, Quittungen und Zahlungsnachweise hinzu.
Persönliche Dokumente
Bewahre Kopien der für den Antrag verwendeten persönlichen Unterlagen auf. Gib die Originale jedoch nicht dauerhaft an andere Personen weiter.
Solltest du auch digitale Kopien aufbewahren?
Ja. Zusätzlich zu den Originaldokumenten ist es sinnvoll, digitale Kopien zu erstellen.
Fotografiere oder scanne jedes Dokument und speichere die Dateien an einem sicheren Ort. Verwende klare Dateinamen, damit du die Unterlagen schnell wiederfinden kannst.
Zum Beispiel:
Arbeitsvertrag_Deutschland_2026.pdf
Lohnabrechnung_Juni_2026.pdf
Lohnsteuerbescheinigung_Deutschland_2026.pdf
Transportnachweis_Abreise.pdf
Bewahre die einzige Kopie nicht nur auf einem Smartphone auf, das verloren gehen oder beschädigt werden kann. Nutze zusätzlich eine passwortgeschützte Sicherungskopie.
Was solltest du tun, wenn du nicht alle Dokumente erhalten hast?
Wenn du feststellst, dass ein Dokument fehlt, solltest du den Arbeitgeber oder die Vermittlungsagentur so schnell wie möglich kontaktieren.
Deine schriftliche Anfrage sollte folgende Angaben enthalten:
• Bezeichnung des benötigten Dokuments
• Jahr oder Zeitraum, für den du es benötigst
• vollständiger Name
• Geburtsdatum, falls es zur Identifizierung erforderlich ist
• Zeitraum deiner Beschäftigung
• Adresse, an die das Dokument geschickt werden soll
Warte nicht bis zu dem Zeitpunkt, an dem du einen Antrag einreichen musst. Die Beschaffung eines fehlenden Dokuments kann Zeit in Anspruch nehmen, besonders wenn das Arbeitsverhältnis schon länger beendet ist.
Warum solltest du die Unterlagen nach Erhalt des Gehalts nicht wegwerfen?
Der Erhalt des letzten Gehalts bedeutet nicht, dass die Dokumente nicht mehr benötigt werden.
Die Unterlagen können später für folgende Zwecke verwendet werden:
• Überprüfung des Einkommens
• Klärung der einbehaltenen Steuern
• Nachweis des Beschäftigungszeitraums
• Beantragung einer Steuererstattung
• Vorbereitung eines Kindergeldantrags
• Klärung von Zahlungsdifferenzen
• Bewerbung auf eine neue Arbeitsstelle
Wenn Dokumente fehlen, bedeutet das nicht automatisch, dass die Situation nicht mehr gelöst werden kann. Der Vorgang kann jedoch deutlich schwieriger werden.
Wie kann Lucicosm nach dem Ende des Vertrags helfen?
Die Zusammenarbeit mit Lucicosm muss nicht unbedingt enden, wenn du nach Rumänien zurückkehrst.
Das Team kann dir helfen, die erhaltenen Dokumente zu identifizieren, zu prüfen, welche Unterlagen möglicherweise noch fehlen, und festzustellen, ob deine Situation für eine Steuererstattung oder andere verfügbare Dienstleistungen geprüft werden kann.
Personen, die erneut im Ausland arbeiten möchten, können die verfügbaren Stellenangebote in Deutschland ansehen. Wer Unterstützung bei steuerlichen Angelegenheiten benötigt, kann die Leistungen von Lucicosm Tax prüfen.
Häufig gestellte Fragen zu Dokumenten nach der Arbeit in Deutschland
Welches ist das wichtigste Dokument nach der Arbeit in Deutschland?
Der Arbeitsvertrag, die Lohnabrechnungen und die jährliche Lohnsteuerbescheinigung gehören zu den wichtigsten Unterlagen. Jedes Dokument enthält unterschiedliche Informationen über den Beschäftigungszeitraum und das erzielte Einkommen.
Was ist eine Lohnsteuerbescheinigung?
Die Lohnsteuerbescheinigung ist ein jährliches Dokument, das das Einkommen aus nichtselbstständiger Arbeit und die für das jeweilige Jahr gemeldeten Steuern ausweist. Sie ist wichtig für die Überprüfung der steuerlichen Situation und für die Erstellung einer Steuererklärung.
Sollte ich alle Lohnabrechnungen aufbewahren?
Ja, es wird empfohlen, alle Lohnabrechnungen aufzubewahren. Sie zeigen das Bruttogehalt, die Abzüge und das Nettogehalt für jeden Abrechnungszeitraum.
Kann ich eine Steuererstattung ohne Lohnsteuerbescheinigung beantragen?
Deine Situation muss individuell geprüft werden. Wenn das Dokument fehlt, solltest du den Arbeitgeber oder das Team kontaktieren, das deinen Antrag prüft, um mögliche Alternativen zu klären.
Reichen Fotos der Dokumente aus?
Digitale Kopien sind hilfreich. Es wird jedoch empfohlen, auch die Originale aufzubewahren. Achte darauf, dass die Fotos klar und alle Seiten vollständig lesbar sind.
Sollte ich auch Unterlagen zur Unterkunft aufbewahren?
Ja, besonders wenn die Unterkunftskosten separat bezahlt oder vom Gehalt abgezogen wurden. Diese Dokumente helfen dir, deine Ausgaben zu überprüfen.
Kann ich Unterstützung erhalten, auch wenn ich nicht über Lucicosm gearbeitet habe?
Ob eine Unterstützung möglich ist, hängt von der gewünschten Dienstleistung und den vorhandenen Dokumenten ab. Kontaktiere das Team direkt und schildere deine genaue Situation.
Was du dir merken solltest
Dokumente aus deiner Beschäftigung in Deutschland sollten auch nach dem Erhalt des letzten Gehalts und dem Ende des Vertrags aufbewahrt und geordnet werden.
Zu den wichtigsten Unterlagen gehören der Arbeitsvertrag, die Lohnabrechnungen, die jährliche Lohnsteuerbescheinigung, Zahlungsnachweise und Dokumente über den Beschäftigungszeitraum. Unterlagen zur Unterkunft, Transportdokumente und die Korrespondenz mit dem Arbeitgeber können die Akte zusätzlich vervollständigen.
Bewahre die Originale auf, erstelle digitale Kopien und fordere fehlende Dokumente so früh wie möglich an. Dadurch kannst du dein Einkommen, deine Steuern und mögliche Ansprüche aus deiner Beschäftigung in Deutschland leichter überprüfen.